Dieta pracownicza to istotne świadczenie, które przysługuje pracownikom odbywającym podróże służbowe poza miejscem swojej stałej pracy. Jest to forma rekompensaty za koszty wyżywienia ponoszone podczas takich wyjazdów, a jej wysokość i zasady przyznawania są ściśle określone przepisami. W artykule omówimy, ile wynosi dieta w delegacji w 2026 roku, jakie są zasady jej przyznawania oraz jak obliczać jej wysokość w przypadku różnych sytuacji.
Co to jest dieta pracownicza?
Dieta pracownicza to ryczałt pieniężny, który ma na celu pokrycie kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowej. Jest to świadczenie, które nie stanowi premii ani dodatku do pensji, lecz jest zwrotem kosztów, które pojawiają się przy pracy poza miejscem zamieszkania. Warto podkreślić, że dieta przysługuje tylko w przypadku podróży służbowej, która zgodnie z Kodeksem pracy jest wyjazdem incydentalnym, zleconym przez pracodawcę poza stałe miejsce pracy.
Aby pracownik mógł otrzymać dietę, muszą być spełnione określone warunki. Podróż musi być zlecona przez pracodawcę lub wynikać bezpośrednio z obowiązków służbowych, odbywać się poza miejscowością, w której pracownik na stałe wykonuje swoje obowiązki, i mieć incydentalny charakter. Przedsiębiorcy muszą prowadzić odpowiednią dokumentację podróży, aby móc udokumentować wyjazd.
Komu przysługuje dieta pracownicza?
Dieta pracownicza przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy odbywają podróż służbową na polecenie pracodawcy. Poza tym mogą z niej korzystać funkcjonariusze publiczni, nauczyciele, urzędnicy oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, o ile formalnie udokumentują wyjazd związany z działalnością. Osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, takie jak umowa-zlecenie, mogą otrzymać dietę tylko wtedy, gdy zostało to zawarte w umowie.
Warto dodać, że pracownicy oddelegowani za granicę mogą otrzymać dietę tylko za inne wyjazdy służbowe, które odbywają poza miejscem docelowego oddelegowania. Pracodawca, wypłacając dietę, może zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodu.
Jak obliczyć wysokość diety krajowej?
Wysokość diety krajowej zależy od długości pobytu w podróży służbowej. W 2026 roku stawka za każdą dobę podróży krajowej wynosi 45 zł. Obliczanie diety odbywa się w następujący sposób:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
- ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta (45 zł).
Za każdą pełną dobę delegacji przysługuje pełna dieta, a za niepełną dobę: do 8 godzin 50%, a powyżej 8 godzin – pełna dieta. Warto pamiętać, że dieta jest pomniejszana o wartość zapewnionych przez pracodawcę posiłków. Śniadanie pomniejsza dietę o 25%, obiad o 50%, a kolacja o 25%.
Jak obliczyć wysokość diety zagranicznej?
Dieta zagraniczna różni się od krajowej i zależy od kraju docelowego. Stawki te są określone w rozporządzeniu i mają na celu pokrycie kosztów wyżywienia w lokalnych realiach cenowych. Oto kilka przykładowych stawek diet zagranicznych w 2026 roku:
- Niemcy – 49 EUR,
- Francja – 55 EUR,
- USA – 59 USD,
- Wielka Brytania – 45 GBP.
Podobnie jak w przypadku diety krajowej, dieta zagraniczna jest pomniejszana o wartość zapewnionych posiłków. W przypadku pełnego wyżywienia przysługuje tylko 25% diety. W przypadku częściowych posiłków odlicza się 15% za śniadanie, 30% za obiad i 30% za kolację.
Jak rozliczać dietę pracowniczą?
Rozliczenie diety pracowniczej wymaga prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Pracownik musi dostarczyć pracodawcy niezbędne informacje i dokumenty w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Należy uwzględnić imię, nazwisko i stanowisko pracownika, cel podróży, miejsce wyjazdu, czas podróży służbowej, stawki i wartość przysługujących diet oraz sumę poniesionych kosztów.
Pracownik nie musi dokumentować wydatków, na które przeznaczył dietę, a jej wysokość zależy tylko od czasu podróży. Diety są zwolnione z podatku dochodowego, gdy spełniają określone warunki i nie przekraczają ustalonych kwot.
Czy dieta pracownicza jest opodatkowana?
Diety pracownicze są zwolnione z podatku dochodowego, pod warunkiem że nie przekraczają kwot określonych w rozporządzeniu. W przypadku wyższych wypłat nadwyżka stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu oraz składkom ubezpieczeniowym. Pracodawca ma prawo zaliczyć diety do kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując, dieta pracownicza to kluczowe świadczenie, które pomaga pracownikom pokryć dodatkowe koszty wyżywienia podczas podróży służbowych. Jej wysokość i zasady przyznawania są ściśle określone przepisami, a ich przestrzeganie jest niezbędne dla prawidłowego rozliczenia i uniknięcia problemów podatkowych.
Co warto zapamietać?:
- Dieta pracownicza w 2026 roku wynosi 45 zł za każdą dobę podróży krajowej.
- Wysokość diety zależy od długości pobytu:
- mniej niż 8 godzin – brak diety,
- 8-12 godzin – 50% diety (22,50 zł),
- powyżej 12 godzin – pełna dieta (45 zł).
- Dieta zagraniczna różni się w zależności od kraju, np. Niemcy – 49 EUR, Francja – 55 EUR, USA – 59 USD.
- Diety są zwolnione z podatku dochodowego, o ile nie przekraczają ustalonych kwot w rozporządzeniu.
- Pracownik musi dostarczyć dokumentację podróży w ciągu 14 dni od jej zakończenia, aby rozliczyć dietę.
